คนที่ทำธุรกิจคงคุ้นเคยกับคำว่าใบวางบิล หรือใบรับวางบิล รวมถึงใบแจ้งหนี้ใช่หรือไม่ แต่ก็ยังมีเจ้าของธุรกิจอีกหลายคนหรือพ่อค้าแม่ค้าออนไลน์มือใหม่อีกหลายท่านที่ยังไม่รู้ว่าใบวางบิลคืออะไร ใบแจ้งหนี้คืออะไร เหมือนกันหรือไม่ แตกต่างกันอย่างไร แบบฟอร์มใบวางบิลหน้าตาเป็นแบบไหน วันนี้ Oasys จะมาไขข้อสงสัยให้กับเจ้าของกิจการมือใหม่ เรื่องนี้เป็นเรื่องสำคัญที่ต้องศึกษาและทำความเข้าใจ เพราะเกี่ยวข้องกับการทำมาค้าขายหรือการทำธุรกิจโดยตรง
ใบวางบิล คืออะไร
ใบวางบิล ย่อมาจาก Billing Note ใบวางบิลคือ เอกสารที่เจ้าของกิจการ หรือร้านค้าได้จัดทำขึ้นมาเพื่อแจ้งยอดชำระให้กับลูกค้าที่สั่งซื้อสินค้าทำให้ลูกค้าได้ทราบจำนวนเงินที่ต้องชำระ แบบฟอร์มใบวางบิล ประกอบด้วยข้อมูลผู้ซื้อและข้อมูลผู้ขาย ส่วนใหญ่ใบวางบิลหรือใบรับวางบิลมักใช้กับธุรกิจขายส่ง ซึ่งมีการส่งมอบสินค้าล็อตใหญ่ส่งมอบกันหลายๆ รอบหรือธุรกิจที่มีการวางเครดิตในการชำระเงิน สิ่งที่สำคัญในการออกใบวางบิลคือต้องทราบวันรับวางบิลของลูกค้าเราไม่สามารถออกตามอำเภอใจได้ให้คิดเสียว่าผู้จ่ายหรือลูกค้ามีอำนาจในการตัดสินใจเสมอ
ถ้าหากวางบิลไม่ตรง เงินที่ควรจะได้รับก็อาจถูกเลื่อนออกไปหลายเดือนแถมยังต้องรับภาระการจ่ายภาษีขายที่ต้องชำระทุกเดือนแทนลูกค้าก่อนด้วย สำหรับใบวางบิลที่รอการชำระเงินของลูกค้า Oasys แนะนำว่าเจ้าของธุรกิจต้องวางแผนจัดเก็บเงินให้ดี ธุรกิจจะอยู่รอดหรือไม่รอดนั้นขึ้นอยู่กับความสามารถในการเรียกเก็บเงินของธุรกิจเลยก็ว่าได้ ดังนั้นการตกลงการซื้อขายสินค้าควรสอบถามวันรับวางบิลจากลูกค้าให้แน่ชัดก่อนเพราะแต่ละบริษัทจะมีวันวางบิลที่ไม่เหมือนกัน
ในส่วนของใบแจ้งหนี้ คือ ใบที่มีไว้สำหรับแจ้งค่าสินค้าหรือบริการ ซึ่งจะให้กับลูกค้าทุกครั้งหลังจากการให้บริการเสร็จเรียบร้อยในใบแจ้งหนี้แต่จะแสดงรายละเอียดสินค้า ค่าบริการเป็นจำนวนเท่าไหร่ ลูกค้าต้องชำระเมื่อไหร่ ส่วนใบวางบิลนั้นจะออกเมื่อผู้ประกอบการหรือร้านค้ามีการเรียกเก็บเงินตามระยะเวลาที่กำหนด โดยออกให้กับลูกค้าหรือใช้แจ้งยอดค่าชำระตามวันกำหนดวางบิลโดยจะรวมยอดที่ค้างทั้งหมดและมีการสรุปค่าใช้จ่ายรายการสินค้าว่ามีอะไรบ้าง ในปัจจุบันอาจจะเห็นว่ามีเพียงแค่ใบใดใบหนึ่ง โดยเอกสารจะระบุไว้ว่า ใบวางบิล/ใบแจ้งหนี้ สามารถใช้ได้เหมือนกัน แล้วแต่รูปแบบการใช้งานของแต่ละธุรกิจหรือแต่ละร้านค้านั่นเอง
ประโยชน์ของใบวางบิล
ใบวางบิลคือ เอกสารที่สำคัญหรือไม่ Oasys บอกเลยว่าสำคัญไม่แพ้เอกสารอื่นๆ แบบฟอร์มใบวางบิลจะต้องมีข้อมูลที่ครบถ้วน เอาไว้แจ้งให้ลูกค้าทราบว่าลูกค้าต้องชำระเงินจำนวนเท่าไหร่ หรือจ่ายค่าสินค้าเท่าไหร่ มีค่าบริการเป็นจำนวนเท่าไหร่ ใบรับวางบิล เหมือนเป็นการแจ้งเตือนให้ลูกค้าต้องชำระค่าสินค้าหรือบริการนั้นๆ อย่างไรก็ตามใบวางบิลเป็นเพียงเอกสารที่มีไว้สำหรับแจ้งเตือนเท่านั้นไม่สามารถใช้ไปหลักฐานในการจ่ายเงินแทนใบเสร็จรับเงินหรือใบกำกับภาษีได้
ใบวางบิลในธุรกิจออนไลน์
ใบวางบิลคือ เอกสารที่สำคัญ ธุรกิจออนไลน์จำเป็นต้องมีใบวางบิลหรือไม่ หากเป็นธุรกิจขายส่งต้องส่งสินค้าเป็นล็อตใหญ่ๆ จำเป็นต้องมีอย่างมาก อีกอย่างคือช่วยทำให้กิจการมีความน่าเชื่อถือมากขึ้น สำหรับร้านค้าออนไลน์ที่ขายสินค้าบนโซเชียลหรือเว็บไซต์ขายของออนไลน์ไม่ว่าจะเป็นร้านขายปลีกขายส่งสามารถออกเป็นบิลรายการสินค้าออนไลน์แทนใบวางบิลหรือใบรับวางบิลได้ Oasys ให้บริการระบบจัดการออเดอร์ที่ช่วยให้การขายสินค้าออนไลน์เป็นเรื่องง่าย มีระบบเปิดบิลออนไลน์จากหน้าสนทนาและยังสามารถรวม Chat จากทุกช่องทางไว้ในหนึ่งเดียว
สรุป
ทั้งหมดนี้คงไขข้อสงสัยแล้วว่าใบวางบิลคืออะไร ใบวางบิลสำคัญอย่างไรมีประโยชน์อย่างไร ใบรับวางบิลใช้เมื่อไหร่แบบฟอร์มใบวางบิลประกอบไปด้วยอะไรบ้าง ประกอบไปด้วย 2 ส่วนหลักๆ คือข้อมูลของผู้ออกใบวางบิล/ใบแจ้งหนี้ และข้อมูลผู้รับใบวางบิล / ใบแจ้งหนี้ และส่วนสำคัญคือรายละเอียดหรือจำนวนเงินที่ลูกค้าต้องชำ ระวันที่ครบกำหนดรายละเอียดทุกอย่างจะต้องระบุให้ชัดเจนในใบวางบิลเพื่อไม่เกิดการสับสน
Oasys เราเข้าใจดีว่าคนทำธุรกิจออนไลน์ต้องการอะไร ต้องการความสะดวกและรวดเร็วจึงได้พัฒนาระบบจัดการ Order ที่มีประสิทธิภาพเข้ามาตอบโจทย์คนขายของออนไลน์ ระบบสามารถดึง Order ได้ทุกแพลตฟอร์ม รวมแชทจากทุกช่องทางมีระบบเปิดบิลออนไลน์ให้อัตโนมัติจากหน้าสนทนาทำให้ลูกค้าเห็นรายละเอียดสินค้าพร้อมช่องทางการชำระเงินช่วยคอนเฟิร์มสินค้าได้อย่างแม่นยำและยังสามารถกำหนดวันหมดอายุของบิลได้ด้วย
