แนวทางการแก้ไขปัญหาสินค้าคงคลังไม่ตรง(สต๊อกดิฟ) มีอะไรบ้าง?

สินค้าคงคลังไม่ตรง ถือเป็นปัญหาระดับชาติในการบริหารจัดการคลังสินค้า เคยไหม จำนวนสินค้าคงคลังจริงกับข้อมูลของสินค้าคงคลังที่บันทึกไว้ ไม่ตรงกัน เรียกว่า สต๊อกดิฟ อาจมีสินค้าคงคลังมากกว่าหรือน้อยกว่า ข้อมูลที่บันทึก สื่อถึงการมีระบบการจัดการสต๊อกที่ไม่ดีหรือ ขาดประสิทธิภาพในการทำงาน ทำไมสินค้าคงคลังไม่ตรง เกิดจากอะไร การแก้ปัญหาสต๊อกไม่ตรง ทำอย่างไร เรามีคำตอบ ก่อนอื่นมารู้จักกับความหมายของ สินค้าคงคลังไม่ตรงก่อน คืออะไร ไปดูกันเลย

สนใจ WMS

สินค้าคงคลังไม่ตรงกัน (สต๊อกดิฟ) คืออะไร

สินค้าคงคลังไม่ตรง คือ การมีสินค้าคงคลังที่น้อยกว่าหรือมากกว่า ข้อมูลที่บันทึกไม่ตรงกัน ไม่ว่าจะเป็นกรณีมากกว่าหรือน้อยกว่า ถือว่าไม่ดีทั้งคู่ สะท้อนให้เห็นว่าขาดประสิทธิภาพในการบริหารจัดการคลังสินค้า สื่อถึงการควบคุมสต๊อกสินค้าไม่มีคุณภาพ ปัญหาสินค้าคงคลังไม่ตรง เรียกอีกอย่างว่า Stock Diff คือ สินค้าคงคลังไม่ตรงนั่นเอง สำหรับการแก้ปัญหาสต๊อกไม่ตรง ทำอย่างไร เราจะกล่าวถึงในหัวข้อถัดไป เรามาดูสาเหตุที่ทำให้สต๊อกดิฟกันก่อนเลย

สาเหตุที่ทำให้สินค้าคงคลังไม่ตรงกัน (สต๊อกดิฟ)

1.กระบวนการทำงานที่ไม่ชัดเจน

สินค้าคงคลังไม่ตรง อาจมีสาเหตุมาจาก กระบวนการทำงานคลังสินค้าที่ไม่ชัดเจน ไม่มีขั้นตอนการทำงานที่เป็นมาตรฐาน พนักงานปฏิบัติงานต่างคนต่างทำ ไม่มีแบบแผนในการทำงาน เช่น กรณีที่เก็บสต๊อกเป็น bulk หรือกล่องใหญ่ แต่สต๊อกโดนตัดไปแค่บางส่วน จึงเหลือเศษ ถ้าไม่เขียนกระบวนการไว้ชัดเจน พนักงานทำงานตามความเข้าใจของตนเอง ผลลัพธ์ที่ได้คือการดีฟ แถมยังหาสินค้าไม่เจอ เก็บสินค้าไม่เป็นที่เป็นทาง

2.การทำงานที่ผิดพลาดของพนักงาน

สาเหตุสต๊อกไม่ตรงอาจเกิดจากการทำงานที่ผิดพลาดของพนักงาน ความรู้และความเข้าใจในการทำงานของพนักงานนั้นสำคัญมาก เพราะพนักงานเป็นฟันเฟืองหลักในการบริหารจัดการสต๊อกสินค้า ดังนั้น ต้องรู้และเข้าใจหน้าที่ของตัวเอง ความผิดพลาดของพนักงานมีทั้งคนที่รู้และตั้งใจทำให้สต๊อกดิฟ และคนที่ไม่รู้ถึงผลกระทบที่ตามมา บางคนละเลยมองข้ามความสำคัญ เช่น รับของเข้ามาแต่ไม่ลงบันทึก หรือจ่ายของออกไปแล้วไม่ตัดสต๊อกออกจากระบบ

3.แผนผังหรือพื้นที่ในคลังไม่เอื้อต่อการทำงาน

พื้นที่หรือแผนผังของคลังสินค้า อาจกลายเป็นอุปสรรคในการทำงาน อย่างสถานที่เก็บไม่เหมาะสมกับจำนวนสต๊อกที่ต้องเก็บ จึงบะรุที่เก็บแบบ Fixed Location ไม่ได้ว่าสินค้ารายการไหน ควรเก็บที่ไหน ควรทำเรื่องนี้ให้เป็นมาตรฐาน ถ้าไม่มี Fixed Location การสต๊อกจะไม่เป็นระเบียบ ส่งผลให้สต๊อกดิฟได้ หรือในกรณีที่พื้นที่ไม่เพียงพอ พนักงานบางคนต้องหาที่จัดเก็บเอง ไม่วางในที่ที่ควรวาง ระบบไม่มีโลเคชั่นสินค้านั้นๆ ด้วย จึงทำให้เกิดสต๊อกดิฟขึ้นนั่นเอง

วิธีการแก้ไขสินค้าคงคลังไม่ตรงกัน (สต๊อกดิฟ)

1.มีกระบวนการทำงานที่ชัดเจน

การแก้ปัญหาสต๊อกไม่ตรง ทำได้ด้วยการมีกระบวนการทำงานที่ชัดเจน มีการกำหนดขั้นตอนการทำงานให้เป็นมาตรฐานเดียวกัน ควรระบุการทำงานอย่างเป็นขั้นเป็นตอน ใช้คำศัพท์ที่เข้าใจง่าย ไม่สร้างความสับสนหรือซับซ้อน หรือควรทำภาพประกอบเพิ่มความชัดเจน

2.จัดอบรมพนักงานให้เกิดความเข้าใจ

การแก้ปัญหาสต๊อกไม่ตรง ทำได้ด้วยการจัดอบรม เพิ่มความรู้และความเข้าใจในการทำงานให้แก่พนักงาน โดยเฉพาะพนักงานใหม่ หรืออัพสกิลการทำงานให้กับพนักงานเก่า อย่างสม่ำเสมอ เพื่อให้พนักงานมีระเบียบวินัยอย่างเคร่งครัด รู้และเข้าใจในบทบาทหน้าที่ของตนเอง ตระหนักถึงการทำงานที่ใส่ใจทุกรายละเอียด มีความรอบคอบ ไม่มองข้ามหรือละเลยขั้นตอนใดขั้นตอนหนึ่ง

3.นับสต๊อกสินค้าอย่างสม่ำเสมอ

การแก้ปัญหาสต๊อกไม่ตรง ทำได้ด้วยการ นับสต๊อกอย่างสม่ำเสมอ ต้องทำเป็นประจำ เช่น ทุกสัปดาห์ ทุกเดือน หรือนับสต๊อกรายปี บริษัทควรมีนโยบายอย่างเคร่งครัดในการนับสต๊อก ต้องเช็คสต๊อกอย่างสม่ำเสมอ ห้ามละเลยเด็ดขาด นอกจากนั้นต้องระบุผู้รับผิดชอบ ผู้มีอำนาจในการอนุมัติ ความถี่ที่ต้องนับสต๊อก รวมถึงขั้นตอนในการนับสต๊อก ทำอย่างไร

4.วางแผนผังให้เอื้อต่อการทำงาน

การแก้ปัญหาสต๊อกไม่ตรง ทำได้ด้วยการวางแผนผังให้เอื้อต่อการทำงานของพนักงาน ควรนำข้อมูลของสต๊อกมาวิเคราะห์ เพื่อหาว่ามีสินค้าคงคลังประเภทใดบ้าง จำนวนเท่าไหร่ จำนวนสต๊อกเข้าและออก ระหว่างวันมีเท่าไหร่มากน้อยแค่ไหน จากนั้นจัดพื้นที่ให้เหมาะสมกับเนื้องาน การวางแผนผังใหม่อาจตอบโจทย์การทำงานได้มากขึ้น นอกจากนั้นหากมีการปรับปรุงคลังสินค้าควรกลับมาตรวจสอบโลเคชั่นที่เปลี่ยนแปลงไปด้วย ทำการอัปเดตเข้าระบบให้เรียบร้อย

สรุป

สาเหตุที่ทำให้สต๊อกไม่ตรงหรือสต๊อกดิฟ มีอะไรบ้าง พร้อมแนวทางการแก้ปัญหาสต๊อกไม่ตรง ทำอย่างไร ทั้งหมดนี้ สามารถนำไปใช้เป็นไอเดียในการบริหารจัดการคลังสินค้า ให้เกิดประสิทธิภาพสูงสุดได้ และหนึ่งในตัวช่วยสำคัญในการจัดการคลังสินค้า ก่อให้เกิดประสิทธิภาพ ลดข้อผิดพลาดในการทำงาน แถมยังเพิ่มความสะดวกรวดเร็ว ไม่พูดถึงไม่ได้เลยคือระบบ WMS ของ Oasys ระบบจัดการคลังสินค้าออนไลน์ ที่ทุกธุรกิจต้องมี