การเช็คสต๊อก หากเรายังใช้วิธีการแบบดั้งเดิม การจดบันทึกหรือลงข้อมูลใน Excel มีโอกาสที่ข้อมูลจะเกิดการคลาดเคลื่อนได้สูง ทำให้เราได้สต๊อกที่ไม่ตรง และยังเสียเวลาไปกับการทำงานที่ยุ่งยากซับซ้อน ปัจจุบันระบบ WMS เข้ามาช่วยลดข้อผิดพลาดในคลังสินค้าได้ โปรแกรมเช็คสต๊อก WMS คืออะไร มีความสำคัญอย่างไร ทำงานอย่างไร เราไปหาคำตอบกัน
WMS คืออะไร?
WMS ย่อมาจาก Warehouse Management System โดย WMS คือ โปรแกรมจัดการคลังสินค้าออนไลน์หรือระบบคลังสินค้าออนไลน์ ที่เข้ามาช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน เพิ่มความแม่นยำในการทำงานได้มากขึ้น และทำให้เกิดความสะดวกรวดเร็วโดยใช้เทคโนโลยีอัตโนมัติ ยกตัวอย่างเช่น เครื่องจักรหรือหุ่นยนต์ เพื่อลดข้อผิดพลาดที่เกิดจาก Human error ในกระบวนการจัดเก็บและการเคลื่อนย้ายสินค้า
ความผิดพลาดที่พบในระบบคลังสินค้าแบบเดิม
ระบบคลังสินค้าแบบเดิม มีความเสี่ยงสูงที่จะเกิดข้อผิดพลาดต่างๆ ตามมา ลักษณะของคลังสินค้าแบบเดิมคือการพึ่งพาแรงงานคนในการปฏิบัติงาน ตั้งแต่การรับสินค้าเข้ามาจัดเก็บ การจัดเก็บสินค้าในคลัง การเคลื่อนย้ายสินค้า การหยิบจับหรือการจัดส่งสินค้า กระบวนการเหล่านี้พึ่งพาแรงงานคนเป็นหลัก ซึ่งมีต้นทุนสูงและยังเสี่ยงต่อการเกิดข้อผิดพลาดได้สูง
การบันทึกข้อมูลแบบเดิมมักใช้วิธีการจดบันทึกหรือระบบคอมพิวเตอร์ขั้นพื้นฐาน เช่น ใช้โปรแกรม Excel ในการบันทึกข้อมูลและการเคลื่อนไหวของสินค้า สำหรับการจัดเก็บนั้นมักจัดเก็บในชั้นวางแบบธรรมดา ทำให้การค้นหาสินค้าต้องใช้เวลานานการเคลื่อนย้ายยังคงใช้รถยกหรือรถเข็น ระบบคลังสินค้าแบบเดิมจึงขาดความยืดหยุ่น มีประสิทธิภาพต่ำและขาดความแม่นยำ
โปรแกรม WMS ทำงานอย่างไร?
ระบบสต๊อกสินค้า WMS หรือระบบบริหารจัดการคลังสินค้าออนไลน์ หน้าที่หลักคือ เพิ่มประสิทธิภาพในกระบวนการทำงานตั้งแต่การรับเข้า การจัดเก็บ การเคลื่อนย้ายและการเบิกจ่าย รวมไปถึงการขนส่ง ยกตัวอย่างเช่น การใช้รหัสสินค้าการจัดเก็บตามหมวดหมู่การนำเอาเทคโนโลยี RFID (Radio Frequency Identification) ใช้ติดตามสินค้าในคลังและใช้ระบบอัตโนมัติในกระบวนการเคลื่อนย้ายอย่างเช่น การนำหุ่นยนต์มาใช้ขนย้ายสินค้า
ข้อดีของการใช้โปรแกรม WMS ในการเช็คสต็อก
ระบบ WMS (Warehouse Manager System) หรือ โปรแกรมเช็คสต็อก สามารถช่วยผู้ประกอบการได้หลายด้าน ตั้งแต่การรับสินค้า กระบวนการจัดเก็บสินค้าในคลัง การเคลื่อนย้ายสินค้า การนับสต๊อกสินค้าไปจนถึงการจำหน่ายสินค้า มีรายงานจำนวนสินค้าในคลัง เช็คสถานะของสินค้าได้โดยเฉพาะอย่างยิ่งการนำระบบ WMS เข้ามาช่วยนับสต๊อกสินค้านั้นบอกเลยว่ามีประโยชน์อย่างมาก ข้อมูลการรับเข้า การจัดเก็บหรือการเคลื่อนไหวของสินค้า การเบิกจ่ายต่างๆ จะถูกบันทึกในระบบอัตโนมัติทำให้สามารถเช็คสต๊อกสินค้าได้แบบเรียลไทม์ และยังได้ข้อมูลที่ถูกต้องแม่นยำและยังมาพร้อมกับฟีเจอร์ที่รายงานสรุปผลข้อมูลต่างๆ เช่น คำสั่งซื้อ รายได้จากการขาย สินค้าขายดี จำนวนสินค้าคงเหลือ เป็นต้น เมื่อได้ข้อมูลสินค้าคงเหลือที่ถูกต้องแม่นยำ ทำให้ร้านค้าสามารถวางแผนเติมสต๊อกหรือลดสต๊อกได้ง่าย รวมไปถึงข้อมูลรายงานสรุปผลก็สามารถนำไปใช้วิเคราะห์วางแผนต่อยอดกลยุทธ์ทางการตลาดได้ในอนาคต
วิธีที่ WMS ช่วยลดความผิดพลาดในการเช็คสต็อก
WMS หรือ โปรแกรมเช็คสต็อก เป็นโปรแกรมที่ถูกพัฒนาขึ้นมาเพื่อใช้บริหารระบบคลังสินค้า เพิ่มประสิทธิภาพในกระบวนการทำงานได้เป็นอย่างดี เพิ่มความรวดเร็ว ความถูกต้องในการค้นหา การตรวจสอบข้อมูล ลดปัญหาสินค้าสูญหายหรือค้นหาสินค้าไม่เจอ โดยหลักๆ แล้วระบบ WMS จะประกอบไปด้วย 3 อย่างได้แก่
- ระบบรับสินค้า ถือเป็นกระบวนการแรกที่เกิดขึ้นในคลังเก็บสินค้า เจ้าหน้าที่จะบันทึกรายละเอียดของสินค้าในแต่ละชิ้นเพื่อแยกประเภทหรือแยกกลุ่ม ถ้าเป็นแบบดั้งเดิมจะใช้คนคีย์ข้อมูลเข้าระบบ แบบใหม่ใช้การ Interface ข้อมูลเพื่อใช้เป็นค่าตั้งต้น ซึ่งข้อมูลตั้งต้นจะถูกนำไปใช้ประโยชน์ในการทำฐานข้อมูลต่อไป
- ระบบจัดเก็บสินค้า โปรแกรม WMS จะคำนวณหาพื้นที่ที่เหมาะสมในการจัดเก็บ ช่วยให้ธุรกิจสามารถวางแผนจัดสรรพื้นที่ในคลังสินค้าที่มีอยู่จำกัดให้เกิดประโยชน์สูงสุดได้
- ระบบการส่งออกสินค้า การกระจายสินค้าหรือการส่งออกสินค้าด้วยระบบ WMS เป็นกระบวนการจัดเตรียมสินค้าเพื่อการส่งออก เพียง กรอกข้อมูลหรือเงื่อนไขการค้นหาลงไปก็สามารถค้นหาสินค้าเจอได้ง่ายๆ ทำให้ทราบตำแหน่งหรือพิกัดสินค้าที่ถูกจัดเก็บ จนนำไปสู่กระบวนการจัดเตรียมสินค้าที่รวดเร็ว หยิบสินค้าตามที่ระบบ แนะนำป้องกันการจัดส่งที่ผิดพลาดได้เป็นอย่างดี ระบบ WMS มีระบบ search ที่ค้นหาเจอได้อย่างง่ายดายเพียงกรอกเงื่อนไขไม่ว่าจะเป็นการเบิกแบบ FIFO, LIFO ,FEFO ฯลฯ
โปรแกรม WMS สามารถเช็คสต็อกไม่แม่นยำและตรวจสอบสินค้าคงเหลือได้แบบเรียลไทม์ เรียกดูข้อมูลได้ทุกที่ ทุกเวลา ข้อมูลเป็นปัจจุบัน ไม่ต้องเสียเวลาไปนับสต็อกให้ยุ่งยาก สินค้าที่เข้าออกจากคลัง ระบบตัดสล็อตให้ทันที หรือไม่ว่าลูกค้าจะสั่งซื้อสินค้าผ่านแพลตฟอร์มไหน ระบบเชื่อมต่อแพลตฟอร์มพร้อมตัดสล็อตได้อัตโนมัติ ด้วยเหตุนี้โปรแกรมจะ WMS จึงช่วยเพิ่มความสะดวกรวดเร็วและลดข้อผิดพลาดในการทำงานได้เป็นอย่างมาก ไม่ต้องเสียเวลามานับสต๊อก คีย์ข้อมูล หรือจดบันทึกข้อมูลแบบเดิมอีกต่อไป ช่วยลดแรงงานคนลดต้นทุนการจ้างงานได้อีกด้วย
ทั้งหมดนี้จะเห็นได้ว่าโปรแกรมคลังสินค้าครบวงจร WMS มีประโยชน์อย่างมากตั้งแต่การรับสินค้าเข้าการจัดเก็บสินค้าในคลังการจัดการการเคลื่อนไหวของสินค้าในคลังสินค้า หรือการเบิกจ่ายสินค้า รวมไปถึงการนับสต๊อกสินค้า เช็คสต็อกได้ง่าย สามารถตัดสต๊อกได้แบบเรียลไทม์ เชื่อมต่อ API ได้หลายแพลตฟอร์ม
สรุป
แค่มีระบบ WMS หรือโปรแกรมเช็คสต็อก ทำให้การเช็คสต๊อกแม่นยำมากขึ้น ลดข้อผิดพลาดในการทำงาน ไม่ต้องทำงาน Manual เหมือนเมื่อก่อนป้องกัน Human error สำหรับธุรกิจที่เล็งเห็นความสำคัญของการนำเอาโปรแกรมคลังสินค้าครบวงจร WMS มาใช้งาน Oasys บริษัท WMS ที่ให้บริการโปรแกรมบริหารคลังสินค้าออนไลน์ที่ครบวงจรที่สุด มาพร้อมฟีเจอร์หลากหลายตอบโจทย์การใช้งาน ระบบจัดการคลังสินค้าออนไลน์ที่ช่วยจัดการระบบสต๊อกได้ง่ายกว่าเดิม เช็คสต๊อกสินค้าได้แบบ Realtime ตรวจสอบออเดอร์หรือคำสั่งซื้อของร้านค้าได้ตลอด 24 ชั่วโมงกำหนดสิทธิ์ผู้ใช้งานได้ด้วย และยังมีแดชบอร์ดที่แสดงยอดคำสั่งซื้อทั้งหมด
