การสต๊อกสินค้าเป็นสิ่งจำเป็นสำหรับธุรกิจออฟไลน์รวมถึงธุรกิจออนไลน์ หากไม่มีสินค้าในสต๊อกก็อาจทำให้เกิดปัญหาสินค้าขาดตลาด การขายไม่ต่อเนื่อง เมื่อมีสินค้าในสต๊อกจำเป็นต้องตรวจนับหรือเช็คสต๊อกอยู่เสมอ เพื่อให้ทราบจำนวนสินค้าคงเหลือที่แท้จริง การจัดระบบ Stock วิธีที่ได้รับความนิยมมี 2 แบบคือการจัดสต๊อกสินค้าด้วย Excel และการจัดด้วยระบบ POS ทั้งสองวิธีนี้มีความแตกต่างกันอย่างไร เลือกจัดระบบสต๊อกสินค้าด้วยวิธีไหนดีที่สุด ประหยัดเวลาและลดข้อผิดพลาดในการทำงานได้มากกว่า ห้ามพลาด เพราะบทความนี้เรามีคำตอบพร้อมมีแนวทางดีๆ มาฝาก
สต็อกสินค้า คืออะไร
สต๊อกสินค้า คือ การจัดเก็บสินค้าไว้ในคลังสินค้า เพื่อรอการจำหน่ายหรือการส่งออก สินค้าที่ถูกจัดจัดเก็บไว้ในคลังสินค้าเป็นสินค้าที่ยังขายไม่ออกหรือยังคงเหลืออยู่ในสต๊อก ไม่ว่าจะเป็นสินค้าสำเร็จรูป สินค้าระหว่างผลิตหรือวัตถุดิบ อย่างไรก็ตามไม่ได้หมายความว่าทุกร้านค้าจะต้องมีสินค้าเหล่านี้ครบทุกประเภทยก ตัวอย่างเช่น หากคุณขายเสื้อผ้าสำเร็จรูปออนไลน์การสต๊อกของคุณจะมีเพียงแค่สินค้าสำเร็จรูปเท่านั้น แต่ถ้าเป็นร้านอาหาร อาจมีเรื่องของวัตถุดิบเข้ามาเกี่ยวข้อง เป็นต้น
ระบบสต็อกสินค้า คืออะไร
ก่อนเราจะไปทำความรู้จักกับ ระบบ Stock สินค้า คืออะไร เรามาดูก่อนว่าการทำระบบสต๊อกสินค้านั้นสำคัญอย่างไร ทำไมต้องทำระบบสต๊อกสินค้าด้วย ร้านโชว์ห่วยในต่างจังหวัดหลายๆ ร้าน ปัจจุบันยังคงใช้วิธีการจดบันทึกด้วยมือ วันนี้ขายได้เท่าไหร่มียอดขายเท่าไหร่ ขายสินค้าอะไรไปบ้าง นับสต๊อกสินค้าด้วยการจดบันทึกเมื่อของใกล้หมดแล้วต้องสั่งเพิ่มแต่จริงๆ เราควรรู้ว่ากำไรรวมของสินค้านั้นเท่าไหร่ สินค้าแต่ละตัวเหลือกี่ชิ้น โดยที่ไม่ต้องมานั่งนับมือหรือจดบันทึกให้ยุ่งยาก สินค้าตัวไหนขายดีที่สุดในช่วงเวลาต่างๆ สินค้าตัวไหนใกล้หมดแล้ว ควรสั่งเข้ามาเพิ่มในสต๊อก
หากเราไม่รู้สต๊อกสินค้าที่แน่นอน เราจะมั่นใจได้อย่างไรว่าทั้งหมดที่ลงทุนไปขาดทุน หรือ ได้กำไร สินค้าไม่สูญหาย ไม่มีที่มาที่ไปชัดเจน ดังนั้น ไม่ว่าคุณจะเปิดร้านค้าขายปลีก ขายส่ง หรือขายสินค้าอะไรก็ตามควรรู้ว่าวัตถุดิบตัวไหนใช้เยอะ เหลือเท่าไหร่ มีข้อมูลจำนวนสินค้าคงเหลือที่ถูกต้องแม่นยำและเป็นข้อมูลที่อัปเดท Real Time ทั้งหมดทั้งมวลนี้ จำเป็นต้องจัดทำระบบสต๊อกสินค้า ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการบริหารจัดการสต๊อกสินค้าได้ดีขึ้น
ระบบสต๊อกสินค้า คือ โปรแกรมสำเร็จรูปหรือโปรแกรมออนไลน์รวมไปถึง Excel ช่วยในการบันทึกข้อมูลรายละเอียดต่างๆ ของสินค้าในคลัง การจัดทำระบบสต๊อกสินค้าในปัจจุบัน นิยมจัดทำด้วยระบบ POS ที่ไม่ต้องง้อ Excel เพราะประหยัดเวลาและลดข้อผิดพลาดในการทำงานได้มากกว่าเป็นระบบสต๊อกสินค้าแบบอัตโนมัติ
การจัดการสต๊อกสินค้าใน Excel
สต๊อกสินค้า excel เป็นวิธีที่ทำได้ง่าย และตอบโจทย์ร้านค้าที่มีต้นทุนจำกัด เหมาะสำหรับร้านค้าเปิดใหม่วิธีการคือใช้โปรแกรม Excel ในการบันทึกสินค้าที่สต๊อกในคลัง แค่มีคอมพิวเตอร์ที่ลงโปรแกรม Microsoft Excel ข้อดีของการใช้ Excel คือไม่ต้องลงทุนมากใช้งานฟรี สามารถเพิ่ม Formula สูตรในสิ่งที่อยากรู้เกี่ยวกับคลังสต๊อกสินค้าได้และยังสามารถทำระบบสต๊อกสินค้าใน Google Sheet ที่แชร์ข้อมูลได้ง่ายอีกด้วยแต่ข้อเสียคือต้องเสียเวลาค่อนข้างมาก ในการจัดทำข้อมูล พนักงานที่ลงข้อมูลต้องมีความแม่นยำสูงสามารถใช้งาน Excel ได้อย่างมืออาชีพ ไม่สามารถลงรูปประกอบของสินค้าในคลังได้เพราะโปรแกรมนี้เหมาะสำหรับการใส่ตัวเลขเท่านั้น หากคุณมีคลังสินค้าหลายสาขาการใช้โปรแกรม Excel อาจไม่ตอบโจทย์มีโอกาสที่เลขไม่ตรงข้อมูลคลาดเคลื่อนได้
การจัดการสต๊อกสินค้าในระบบ POS
จัดการระบบสต๊อกสินค้าด้วย ระบบ POS : Point of Sale ระบบหน้าร้าน สำหรับจัดการออเดอร์และคิดเงิน POS System ช่วยจัดการสิ่งต่างๆ ได้แบบครบวงจร ไม่ว่าจะเป็นการคิดเงินหน้าร้าน การออกใบเสร็จ เช็คสต๊อกสินค้าเก็บข้อมูลของลูกค้ารวมไปถึงการสรุปรายรับรายจ่าย การจัดทำใบกำกับภาษี ข้อดีของการจัดระบบสต๊อกสินค้าในระบบ POS คือสามารถจัดการสต๊อกได้ทันที Real Time ระบบ POS จะเชื่อมต่อกับสต๊อกสินค้าของคุณโดยตรง ทำให้คุณสามารถเช็คสต๊อกได้ทันทีและรู้ว่าสินค้าไหนขายดี ขายไม่ดีสามารถนำมาทำโปรโมชั่นเพื่อกระตุ้นยอดขายได้ POS สามารถเชื่อมต่อกับคลังสินค้าและคำนวณยอดขายกำไรให้ทันที สำหรับการผูกราคาสินค้าและจำนวนสินค้าในคลัง หน้าร้านและเว็บไซต์ขายของออนไลน์ก็สามารถทำได้มีความแม่นยำมากขึ้น ทุกอย่างอยู่ในระบบเดียวไม่ต้องแยกให้เปลืองเวลาการใช้ระบบ POS ช่วยประหยัดเวลาไม่ต้องเสียเวลานับสต๊อกประหยัดเงินลดจำนวนพนักงาน ลดความผิดพลาดจากการทำงานได้ตัวเลขที่แม่นยำ
เปรียบเทียบ Excel กับระบบ POS
จากทั้งหมดที่เรากล่าวมา เห็นว่าการจัดระบบสต๊อกสินค้าด้วย Excel นั้นแม้จะประหยัดงบประมาณได้มาก เป็นการทําสต๊อกสินค้าแบบง่ายๆ แต่ก็มีความเสี่ยงที่ตัวเลขจะเกิดการคลาดเคลื่อนได้ง่ายและยังต้องเสียเวลาไปกับการทำงานที่ยุ่งยากซับซ้อนต่างจากการจัดระบบสต๊อกด้วย POS ได้ตัวเลขที่แม่นยำมากกว่า ลดการทำงานที่ยุ่งยากซับซ้อนเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน นอกจากนั้นยังประหยัดเงินลดจำนวนพนักงานในการจัดการร้านค้า ทั้งการเช็คสต๊อกและการคิดเงินหน้าร้านด้วย
ความเหมาะสมในการใช้งานตามขนาดของธุรกิจ
เมื่อพูดถึงความเหมาะสมของการจัดทำ ระบบสต๊อกสินค้า ตามขนาดของธุรกิจ หากธุรกิจขนาดเล็กคุณสามารถใช้เพียงโปรแกรม Excel ในการจัดการสต๊อกสินค้าได้ประหยัดค่าใช้จ่ายได้มากกว่าแต่ถ้าหากธุรกิจของคุณมีขนาดใหญ่หรือมีคลังสินค้าหลายๆ คลัง แนะนำให้ใช้ระบบ POS เป็นระบบอัตโนมัติที่ทำงานได้รวดเร็วลดข้อผิดพลาดในการทำงานได้เป็นอย่างดีเพิ่มประสิทธิภาพในการบริหารจัดการสต๊อกสินค้าได้
สรุป
POS ระบบขายหน้าร้าน ช่วยจัดการสิ่งต่างๆ แบบครบวงจรภายในร้าน ไม่ใช่แค่การคิดเงินหน้าร้านการออกใบเสร็จแต่ยังรวมไปถึงการเช็คสต๊อกสินค้า เก็บข้อมูลลูกค้า สรุปรายงานยอดขาย รายรับรายจ่าย และการจัดการใบกำกับภาษีสำหรับร้านค้าออนไลน์ที่ต้องจัดทำระบบสต๊อกสินค้า Oasys ขอแนะนำโปรแกรม WMS โปรแกรมจัดการคลังสินค้าและโปรแกรม OMS โปรแกรมจัดการออเดอร์ ช่วยให้ร้านค้าออนไลน์ทำงานง่ายขึ้นระบบดูด Order คำสั่งซื้อได้ในแพลตฟอร์มต่างๆ รวมไปถึงดูด Comment ในไลฟ์สด รวม Chat ไว้ในหนึ่งเดียวไม่ต้องตอบแยกมีรายงานสรุปยอดขาย เช็คสต๊อกได้ Real Time ตัดสต๊อกให้อัตโนมัติแม่นยำถูกต้องไม่มีข้อผิดพลาดไม่ว่าออเดอร์จะมากเท่าไหร่ ก็ไม่ใช่ปัญหา
