โปรแกรมจัดการคลังสินค้า WMS กำลังได้รับความนิยมในปัจจุบัน ซึ่งหลายๆ คนเข้าใจว่าโปรแกรมนี้เหมาะกับธุรกิจขนาดใหญ่หรือมีคลังสินค้าหลายสาขาเท่านั้น ธุรกิจขนาดเล็กไม่ต้องลงทุนอะไรมากมาย ใช้เพียง Excel ก็น่าจะเพียงพอแล้ว จริงๆ โปรแกรมจัดการคลังสินค้า WMS เหมาะกับธุรกิจทุกขนาด ไม่ว่าจะเป็นธุรกิจขนาดเล็ก ขนาดกลางหรือใหญ่ ล้วนแล้วแต่มีความสำคัญ ทำให้การบริหารจัดการคลังสินค้ามีประสิทธิภาพ
WMS คืออะไร?
WMS คือ ระบบหรือโปรแกรมจัดการคลังสินค้า ย่อมาจากคำว่า Warehouse Management System ซอฟแวร์ที่ใช้บริหารจัดการสินค้าในคลังให้เกิดประสิทธิภาพสูงสุด ตั้งแต่การรับสินค้าเข้า การจัดเก็บสินค้าในคลัง การเคลื่อนย้าย ไปจนถึงการเบิกสินค้าหรือการหยิบและการส่งออก การตรวจสอบสินค้าคงเหลือ การเช็คสต็อกแบบเรียลไทม์ เป็นต้น มีการใช้เทคโนโลยีทันสมัย เช่น ระบบ RFID รหัสบาร์โค้ด หรือระบบ loT เชื่อมต่อกับอุปกรณ์อิเล็กทรอนิกส์ นอกจากนั้นยังมีการนำระบบ WMS มาใช้งานร่วมกับระบบอื่นๆ เช่น ระบบจัดการออเดอร์ OMS ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน ลดข้อผิดพลาดได้มากขึ้น
ข้อเสียและข้อจำกัดของการทำงานแบบ Excel ในการจัดการคลังสินค้า
ธุรกิจของคุณยังคงใช้โปรแกรม Excel จัดการคลังสินค้า บันทึกข้อมูลอยู่ใช่หรือไม่ การใช้โปรแกรม Excel แม้จะมีข้อดีคือใช้งานฟรี ประหยัดค่าใช้จ่ายแต่ ข้อเสียที่เห็นได้ชัดเจนเลยคือ ความผิดพลาดที่เกิดขึ้นได้เสมอ ระบบสต็อกสินค้าแบบดั้งเดิม ต้องใช้เวลานานในการดำเนินการ อีกทั้งการทำงานโดยมนุษย์ อาจมีข้อผิดพลาดที่เกิดขึ้นจาก Human Error มนุษย์เราไม่ใช่หุ่นยนต์ ดังนั้น การบันทึกข้อมูลด้วยการคีย์ หรือจดบันทึกลงกระดาษเป็นไปได้สูงที่ข้อมูลจะผิดลพาดหรือเกิดการคลาดเคลื่อน เช็คสต็อกไม่แม่นยำ ได้จำนวนตัวเลขที่ไม่ตรง ซึ่งอาจมีปัญหาตามมาภายหลัง
อีกทั้งการใช้โปรแกรม Excel จะเป็นเรื่องที่ยุ่งยากต้องใช้สูตรต่างๆ ในการคำนวณมากมาย ถ้าไม่เก่ง Excel เป็นเรื่องยาก ทำให้ต้องใช้เวลาศึกษาทำความเข้าใจพอสมควร และคุณอาจจะคิดว่า การใช้ Excel มีต้นทุนต่ำ แต่ถ้าคิดดูให้ดี อาจต้องจ้างคนงานหลายๆ คน มานั่งคีย์ตัวเลขเข้าระบบ ท้ายที่สุดแล้วต้องมีค่าใช้จ่ายเพิ่มขึ้น ทำให้มีต้นทุนสูงขึ้นในระยะยาว หรือถ้าใครบางคนเผลอไปลบไฟล์ทิ้ง ข้อมูลทั้งหมดอาจหายเกลี้ยงไปในพริบตา
ข้อดีของการใช้ระบบ WMS ในการจัดการคลังสินค้า
การใช้งานระบบสต๊อกสินค้า WMS ในการจัดการคลังสินค้า ในปัจจุบันได้รับความนิยมสูงมาก ทำให้เกิดความสะดวกรวดเร็ว ลดข้อผิดพลาดในการทำงาน ช่วยให้การจัดการคลังสินค้าเป็นระบบ ไม่ว่าจะมีสินค้าในคลังมากเท่าไหร่ หรือมีคลังสินค้าหลายสาขา ก็สามารถตรวจเช็คสต็อกได้ง่าย สรุปข้อดีของ โปรแกรม WMS ได้แก่
- เพิ่มความสะดวกรวดเร็วในการจัดการคลังสินค้า เพิ่มประสิทธิภาพในการบริหารจัดการคลังสินค้ามากขึ้น WMS สามารถจัดเก็บข้อมูลต่างๆ ได้อย่างครบถ้วนและประมวลผลโดยอัตโนมัติ
- ช่วยลดข้อผิดพลาดจากการทำงาน ลดข้อผิดพลาดที่เกิดจาก Human Error โปรแกรม WMS ช่วยตรวจสอบความถูกต้องในคลังสินค้า อาทิเช่น ข้อมูลการสั่งซื้อ ข้อมูลสต็อก ข้อมูลสินค้า ฯลฯ ลดความเสี่ยงต่อการสูญหายของสินค้าและการจัดส่งที่ผิดพลาด
- ช่วยลดต้นทุนการดำเนินงาน เช่น ต้นทุนที่เกิดจากการจ้างแรงงาน ต้นทุนค่าเช่าคลังสินค้าเพราะโปรแกรมช่วยคำนวณพื้นที่จัดเก็บ ใช้พื้นที่ในคลังที่มีจำกัดให้เกิดประโยชน์สูงสุด ต้นทุนที่เกิดจากสินค้าค้างสต็อกนาน เป็นต้น
- ช่วยลดปัญหาการที่สินค้าขายไม่ออกและค้างสต็อกไว้นาน WMS ทำให้มองเห็นภาพรวมทั้งหมด สินค้าค้างสต็อก สินค้าคงเหลือ รายการสินค้าที่ไม่เคลื่อนไหว ช่วยในการวางแผนเพิ่ม-ลดสต็อก ระบายสินค้าค้างสต็อกออก เช่น จัดทำโปรโมชั่นกระตุ้นยอดขาย
- ช่วยจัดสรรพื้นที่ในคลังสินค้า ที่มีจำกัดให้เกิดประโยชน์มากที่สุด ระบบช่วยวางแผนการจัดเก็บ จัดหาพื้นที่วางสินค้า แบ่งโยกเป็นชั้น โซน ชนิด ประเภท หรือแบ่งตามหมวดหมู่ของสินค้า ทำให้ใช้พื้นที่จำกัดได้อย่างมีประสิทธิภาพ
- ช่วยให้ค้นหาตำแหน่งจัดวางของสินค้าได้ง่าย สะดวกและรวดเร็ว ค้นหาผ่านระบบ Search นำไปสู่การหยิบสินค้าที่รวดเร็ว การแพ็คและการจัดส่งสินค้าที่รวดเร็วตามไปด้วย
ความแตกต่างระหว่างการนำระบบ WMS เข้ามาแทน Excel
การนำระบบ WMS (Warehouse Management System) มาแทนที่โปรแกรม Excel มีความแตกต่างหลายๆ ด้าน ได้แก่ ความแตกต่างด้านเทคโนโลยี ความแตกต่างด้านความแม่นยำและความแตกต่างด้านความสามารถในการติดตามและรายงาน รวมถึงความแตกต่างในด้านความยืดหยุ่น การจัดการความจุคลัง การทำงานร่วมกับระบบอื่นๆ
1.ความแตกต่างด้านเทคโนโลยี
WMS ใช้เทคโนโลยีทำงานอัตโนมัติ มีการใช้ระบบคอมฯ และอุปกรณ์เช่น เซนเซอร์ บาร์โค้ด RFID เป็นต้น Excel ยังคงใช้การคีย์ข้อมูลแมนนวล หรือการจดบันทึกกระดาษ
2.ความแตกต่างด้านความแม่นยำ
WMS มีความรวดเร็วและมีความแม่นยำในการทำงาน ลดข้อผิดพลาดในการทำงาน Excel อาจเกิดข้อผิดพลาดได้จาก Human error
3.ความแตกต่างด้านความสามารถในการติดตามและรายงาน
WMS มีฟังก์ชั่นที่สามารถติดตามสถานะของสินค้าได้แบบ เรียลไทม์ พร้อมรายงานผลที่รวดเร็ว แม่นยำ Excel ไม่มีความสามารถในการติดตามสินค้าอย่างละเอียด
4.ความแตกต่างในด้านความยืดหยุ่น
WMS มีความยืดหยุ่นสามารถปรับเปลี่ยนให้เข้ากับกระบวนการทำงานในคลังสินค้า ในขณะที่ Excel มีความยืดหยุ่นน้อยกว่า การปรับเปลี่ยนใช้เวลานานและมีความซับซ้อน
5.การจัดการความจุคลัง
WMS มีความสามารถในการจัดการความจุ ช่วยวางแผนใช้สอยพื้นที่ในคลัง ให้เกิดประโยชน์สูงสุด คุ้มค่ามากที่สุด โปรแกรม Excel ทำให้การจัดการพื้นที่ ในคลังสินค้าไม่เกิดประสิทธิภาพ
6.การทำงานร่วมกับระบบอื่นๆ
WMS สามารถทำงานร่วมกับระบบอื่นๆ ได้ เช่น OMS, ERP ช่วยปรับปรุงกระบวนการทำงานในส่วนอื่นๆ อย่างการใช้งานร่วมกับ OMS โปรแกรมจัดการออเดอร์ ช่วยเพิ่มความสะดวกรวดเร็วในการขายของออนไลน์
สรุป
การจัดการคลังสินค้า บอกลาการจัดการในรูปแบบดั้งเดิมๆ หรือใช้โปรแกรม Excel ที่ไม่ตอบโจทย์ เกิดความล่าช้า เสี่ยงเกิดข้อผิดพลาด จะดีกว่าไหม ถ้าใช้โปรแกรม Warehouse Manager System อย่างเช่น โปรแกรม WMS ให้บริการโดย บริษัท WMS Oasys จัดการสินค้าในคลังได้อย่างลื่นไหล ไม่มีสะดุด ทำงานเป็นระบบ ไร้ข้อผิดพลาด สามารถใช้ โปรแกรมคลังสินค้าครบวงจร WMS ร่วมกับโปรแกรมจัดการออเดอร์ OMSได้ ดูดคำสั่งซื้อทุกแพลตฟอร์ม ดูด CF ไฟล์สด รวมแชทในหนึ่งเดียว เช็คสต็อกง่าย จัดการคลังสินค้าง่าย ติดตามสถานะของสินค้า มีรายงานสรุปผล Oasys มีหลายแพ็คเกจให้ใช้งาน เหมาะกับธุรกิจทุกขนาด ตั้งแต่ขนาดเล็กไปจนถึงธุรกิจขนาดใหญ่
