วิธีการจัดการออร์เดอร์ออนไลน์ให้มีประสิทธิภาพมากที่สุด

การขายของออนไลน์ปัญหาหลายอย่างที่พ่อค้าแม่ค้าหรือคนทำธุรกิจออนไลน์ต้องเจอคือการจัดการออเดอร์ที่ไม่มีประสิทธิภาพ การมีระบบจัดการออเดอร์ หรือ OMS (Order Management System) ที่ยังไม่ดีพอ อาจทำออเดอร์ตกหล่น ส่งผิด ส่งขาดหรือส่งเกิน รับมือกับออเดอร์ที่เข้ามาอย่างถาโถมไม่ทัน ทำให้การจัดส่งล่าช้าและเกิดข้อร้องเรียนต่างๆ ตามมา ส่งผลเสียต่อภาพลักษณ์ของธุรกิจได้ คำถามคือวิธีจัดการออเดอร์ทำอย่างไรให้มีประสิทธิภาพ ระบบจัดการออเดอร์และสต๊อกสินค้าทำไมจึงสำคัญ วันนี้เราจะพาทุกคนมาหาคำตอบ

การจัดการออร์เดอร์ออนไลน์ คืออะไร ?

การจัดการออเดอร์ หรือ Order Management หมายถึง การบริหารจัดการคำสั่งซื้อที่ครอบคลุมตั้งแต่ ลูกค้ากดสั่งซื้อสินค้า การชำระเงิน ไปจนถึงการส่งมอบสินค้าให้ถึงมือลูกค้า การจัดการออเดอร์มีความซับซ้อนอย่างมาก แต่ละขั้นตอนประกอบไปด้วยรายละเอียดยิบย่อย รวมไปถึงปัญหาที่แตกต่างกันออกไป กระบวนการจัดการคำสั่งซื้อแบ่งออกเป็น 3 ขั้นตอนหลักๆ คือ

1. Placement

   Placement ลูกค้าตัดสินใจสั่งซื้อหรือกดสั่งซื้อผ่านแพลตฟอร์ม เช่น Page Facebook, Lazada, Shopee, TikTok, Instagram เป็นต้น จากนั้นทีมงานต้องตรวจสอบรายละเอียดและยืนยันการสั่งซื้อหรือรับออเดอร์จากลูกค้า

2. Fulfillment

   Fulfillment เป็นขั้นตอนที่พนักงานในคลังสินค้ายืนยันออเดอร์รายละเอียดการสั่งซื้อของลูกค้า จากนั้นค้นหาสินค้าที่อยู่ในคลังผ่านระบบจัดการออเดอร์ Order Management System ทำให้หาสินค้าเจอได้เร็ว หยิบสินค้าลงมาแพ็คเพื่อเตรียมการจัดส่งเป็นลำดับต่อไป

3. Inventory Management

   Inventory Management การบริหารจัดการสต๊อกสินค้า การเช็คจำนวนของสินค้าคงคลัง ซึ่งสินค้าคงคลังจะต้องคอยอัพเดทหรือเช็คสต๊อกอยู่เสมอ

การทำธุรกิจออนไลน์ พ่อค้าแม่ค้าหรือผู้ประกอบการส่วนใหญ่มักเจอกับปัญหาหลายอย่าง ไม่ว่าจะเป็นการรับคำสั่งซื้อที่ตกหล่นหรือการสต๊อกสินค้าผิดพลาด การส่งของให้ลูกค้าผิด ปัญหาต่างๆ นานาเหล่านี้ล้วนส่งผลที่ร้ายแรงสร้างความไม่พึงพอใจให้กับลูกค้าและอาจทำให้บริษัทหรือองค์กรเสื่อมเสียชื่อเสียงได้เลยทีเดียว ปัญหาเหล่านี้สามารถแก้ได้ด้วยการจัดการออเดอร์ให้มีประสิทธิภาพจึงได้มีการนำเอา ระบบจัดการออเดอร์และสต๊อกสินค้าเข้ามาช่วย หรือโปรแกรม OMS เข้ามาช่วยซัพพอร์ตการทำงาน ลดข้อผิดพลาดในการทำงานอย่างเช่น Order Management System เชื่อว่าหลายๆ คนอาจเคยได้ยินมาก่อน

วิธีการจัดการออร์เดอร์ออนไลน์ให้มีประสิทธิภาพ ต้องทำอย่างไรบ้าง

1. บริหารจัดการช่องทางการขายสินค้า

   สิ่งที่ไม่ควรมองข้ามคือการเชื่อมต่อระบบหลังบ้านเข้ากับ Platform ช่องทางการขายสินค้าต่างๆ เพื่อให้ระบบสามารถรวบรวมข้อมูลการสั่งซื้อจากการออเดอร์ต่างๆ ได้ง่ายดาย อีกทั้งคุณยังสามารถเก็บรายละเอียดการขายสินค้าชนิดต่างๆ รวมถึงฐานข้อมูลลูกค้าได้อีกด้วยคุณสามารถจัดการคำสั่งซื้อได้ทั้งหมดภายในหน้าจอเดียวไม่ต้องสลับไปมาให้วุ่นวาย เพียงใช้ระบบ order management system รวมถึงระบบช่วยจัดการสต๊อกสินค้าทุกอย่างจะเป็นเรื่องง่ายขึ้นแน่นอน

2. เก็บรวบรวมข้อมูลลูกค้า

   การจัดการออเดอร์จะมีประสิทธิภาพมากที่สุดสิ่งสำคัญ คือเราต้องเก็บรวบรวมข้อมูลลูกค้าที่เคยเข้ามาสั่งซื้อสินค้าที่ร้านของเรา ลูกค้าสั่งซื้อสินค้าผ่านแพลตฟอร์มหรือช่องทางใดเพื่อนำเอาข้อมูลเหล่านั้นไปใช้วางแผนในการทำการตลาด

3. ตรวจเช็คการชำระเงิน

   ระบบหลังบ้านช่วยให้การจัดการออเดอร์มีประสิทธิภาพมากขึ้น นอกจากทำให้รู้ว่าลูกค้าสั่งซื้อผ่านช่องทางใดเรายังได้รู้ว่ามีการชำระเงินมาจากช่องทางใดอีกด้วย ระบบหลังบ้านยังช่วยแบ่งสถานการณ์ชำระเงิน ว่ามีการชำระเงินแล้วหรือไม่และยังรองรับบิลออนไลน์ช่วยแจ้งเตือนให้ลูกค้าชำระเงินโดยไม่ต้องตามออเดอร์เอง

4. ช่วยจัดการการจัดส่งสินค้า

   หากเรามีระบบหลังบ้าน ระบบจัดการออเดอร์ที่มีประสิทธิภาพ รวมถึงระบบสต๊อกสินค้าด้วย ช่วยให้การทำงานง่ายขึ้น ระบบช่วยคำนวณค่าขนส่งให้แบบอัตโนมัติ รองรับระบบ tracking หรือติดตามสถานะสินค้าแบบเรียลไทม์ รวมไปถึงระบบพิมพ์ใบปะหน้าพัสดุ จะช่วยอำนวยความสะดวกและเพิ่มความรวดเร็วในการทำงาน ลดระยะเวลาในการจัดการออเดอร์ได้เป็นอย่างดี

5. การจัดการด้านเอกสารและบัญชี

   เอกสารต่างๆ ไม่ว่าจะเป็นใบเสนอราคา ใบจัดเตรียมพัสดุ ใบขนส่ง ใบเสร็จรับเงินไปจนถึงระบบบัญชีต่างๆ ล้วนมีความสำคัญไม่แพ้กันนอกจากระบบจัดกาออเดอร์แล้วระบบหลังบ้านจะต้องเป็นระบบบัญชีที่ดี ช่วยให้ประหยัดระยะเวลาในการจัดการด้านเอกสารต่างๆ ลดขั้นตอนการทำงานได้อีกด้วย

สรุป

วิธีการจัดการออเดอร์ให้มีประสิทธิภาพตามที่เราแนะนำไป จะเห็นได้ว่าหัวใจสำคัญคือ การมีระบบหลังบ้านหรือระบบจัดการออเดอร์ที่ดี ช่วยให้การทำงาน การจัดการออเดอร์มีประสิทธิภาพสูงสุด เช่น ระบบจัดการออเดอร์ของ Oasys ระบบจัดการออเดอร์และสต๊อกสินค้า ที่มีประโยชน์ในการทำงาน โปรแกรม OMS (Order Management System) ช่วยให้การจัดการออเดอร์รวดเร็วเป็นระบบมากขึ้นสามารถเช็คสต๊อกสินค้าคงคลังได้แบบเรียลไทม์

นอกจากนั้นยังรวมสต๊อกสินค้าจากทุกแพลตฟอร์มไว้ในช่องทางเดียวกัน รวมการตอบแชทในที่เดียว ไม่ต้องสลับไปมาสามารถปริ้นใบปะหน้าขนส่งจากระบบจัดการออเดอร์ได้ทันที เลือกบริษัทขนส่งได้ตามความต้องการและที่สำคัญคือมีระบบจัดการไลฟ์สดดูดคำสั่งซื้อจาก Comment พร้อมแจ้งยอดให้ทันที มีระบบ Dashboard เอาไว้ดูภาพรวมยอดขายสินค้าอีกด้วย